Die optimale Organisation im Büro spart viel Arbeitszeit und Nerven. Schon durch ein paar ganze einfache Tipps lässt sich die Arbeit im Büro effektiver gestalten. Einige unserer nachfolgenden Vorschläge zur verbesserten Organisation der Arbeitsprozesse und Handgriffe im Büro können sicherlich auch für Sie interessant sein und helfen.
Notizen & Co
Das Telefon klingelt oder ein Kollege wirft ihnen schnell eine wichtige Information zu, das A und O ist jetzt die Information sofort zu notieren bevor man sie wieder vergessen hat. Hier machen sich Haftzettel, welche nicht beim ersten Luftzug durcheinander wehen gut. Übrigens können Sie Haftnotizen selber bedrucken lassen beispielsweise mit ihrem Firmenlogo als Werbegeschenk für Kunden.
Aber nicht nur Notizblöcke machen sich gut für eine schnelle Niederschrift von Informationen. Um eine übertriebene Zettelwirtschaft zu vermeiden, sollten Termine gleich im Kalender notiert werden. Erhalten Sie sehr viele Informationen an einem Tag, kann es auch nützlicher sein, um den Überblick zu behalten, wenn man sich dafür ein eigenes kleines Buch anschafft, was immer griffbereit auf dem Schreibtisch liebt.
Ordner & Co
Sollten Sie viele Ordner im Büro haben, zu welchen Sie oft Zugriff benötigen, sollten diese sehr aussagekräftig und mit einer sehr gut leserlichen Beschriftung ausgestattet werden. Auch sollten Sie nicht weit vom eigentlichen Arbeitsplatz stehen, um unnötige Wege zu vermeiden.
Aufräumen
Ein schönes Umfeld in welchem man sich wohl fühlt, ist natürlich auch im Büro wichtig. Dieses können Sie beispielsweise mit Pflanzen oder Bildern erreichen. Auf dem Schreibtisch selber sollte man sich jedoch von zu viel Kitsch und nicht ständig benötigten Utensilien trennen. Dieses schafft Platz und Übersicht.¬
E-Mail & Co
Vermeiden Sie für sich und ihre Mitarbeiter E-Mail-Fluten. Diese zu lesen, zu beantworten und eventuell wieder zu lösen, kostet sehr viel Zeit. Nutzen Sie Rund-E-Mail daher nur für die wirklich wichtigen Informationen und leiten Sie Informationen nicht an Mitarbeiter weiter, die damit gar nichts zu tun
Ablage & Co
Eine gute und übersichtliche Ablage anzulegen, egal ob elektronische Ablage und Papierordner, sollte ein Muss sein. Nur so spart viel Zeit und leidiges Suchen. Legen Sie sich daher auch für die elektronische Ablage gut beschriftete Ordner an.
Vermeiden Sie in den Papierordnern Plastikhüllen, Klammern und ähnliches, was ein Durchsuchen der Ordner erschwert.
